Lexoffice: Rechnungsstellung und Buchhaltung aus der Cloud
Rechnungen schreiben, Belege sortieren, mahnen (ganz schlimm!) – alles rund um das Thema Buchhaltung steht auf meiner Beliebtheitsskala knapp unterhalb einer ausgiebigen Wurzelbehandlung beim Zahnarzt. Letztes Jahr habe ich dann ein Jahresabo von Lexoffice gewonnen – und festgestellt, dass Buchhaltung vielleicht nicht gerade Spaß machen kann (soweit würde ich dann doch nicht gehen), aber doch recht schnell und vor allem einfach erledigt werden kann. (*sponsored post)
Im Prinzip kann lexoffice alles, was ich als Freiberuflerin von einem Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm erwarte: unkompliziert Aufträge, Rechnungen und Mahnungen erstellen – und sogar die Umsatzsteuervoranmeldung per Knopfdruck ans Finanzamt schicken. Rein theoretisch kann ich sogar meine komplette Einnahme-Überschussrechnung mit lexoffice erledigen (was ich aber dann doch weiterhin meinem Steuerberater überlasse. Allerdings bekommt der meine Steuerunterlagen nun deutlich besser vorbereitet geliefert.)
Praktisch: Ich nutze das ganze komplett online – ohne Softwareinstallation – und auch ohne mich in irgendwelche komplexen Funktionalitäten einarbeiten zu müssen. Für jemand wie mich, die genau gar keine Lust auf diesen Kram hat (seufz), genau das Richtige. Lexoffixe ist das Buchhaltungsprogramm für Buchhaltungs-Allergiker.
Wie funktioniert lexoffice?
Ich logge mich ein und sehe in meinem Dashboard die wichtigsten Infos im Überblick:
Bisherige Einnahmen und Ausgaben, Status der Angebote und Rechnungen. Alles auf einen Blick. Sehr hilfreich ist auch die Info über die aktuelle Umsatzsteuer-Zahllast. Das zeigt mir gleich, was demnächst beim Finanzamt fällig ist.
Rechnungen erstellen
Für mich die wichtigste Funktion. Mit einem Klick rechts auf „Neue Rechnung“ komme ich auf ein Formular, mit dem ich in wenigen Minuten eine korrekte Rechnung erstellen kann. Sehr schick: Hatte ich für das Projekt ein Angebot mit lexoffice erstellt, kann ich mit einem Klick die Angaben aus dem Angebot in eine Rechnung transferieren. Das spart Arbeitszeit. Auch mein Logo kann ich hochladen und einbinden, so dass die Rechnung einen ordentlichen Firmenkopf bekommt.
Auch alle anderen Angaben (Zahlungsziel, Mehrwertsteuersatz, Einleitungssatz, Produktart) sind speicherbar und jederzeit für andere Rechnungen wieder abrufbar. Kunden- und Rechnungsnummern werden automatisch vergeben, die Mehrwertsteuer wird ebenfalls automatisch ausgerechnet – habe ich einen Fehler gemacht, kann ich die Rechnungen korrigieren.
Sobald ich die Rechnung abgespeichert und ausgedruckt oder per Mail versandt habe, sehe ich sie als „offen“ im Dashboard. Ist bis zum Zahlungsziel kein Geldeingang zu verzeichnen, wird die Rechnung als „überfällig“ angezeigt. Ist sie als bezahlt markiert, wird die anteilige Umsatzsteuer automatisch als Zahllast angezeigt. Das ist schon alles sehr übersichtlich - und vor allem einfach zu handeln.
Buchhaltung für Fortgeschrittene ganz einfach
Ich habe zwar keinen Schuhkarton für meine Belege, aber eine Schublade. Dunkle Gründen führen dazu, dass – ähnlich wie bei dem Sockenphänomen mit der Waschmaschine (=> wir wissen, dass wir alle Socken in die Maschinen gestopft haben, aber nur jede dritte schafft es auch wieder raus....) – irgendwelche Belege immer fehlen. Lexoffice bietet uns Belegemessies da einige feine Features für mehr Ordnung und Überblick. Allerdings muss man sich natürlich schon dahinter klemmen, von alleine scannt sich das alles immer noch nicht ein:). Im Bereich "Belege" ist auf jeden Fall alles hübsch ordentlich sortiert:
Klickt man dann auf den Button „neuer Beleg“ lässt sich jeder eingescannte Beleg schnell hochladen und in Lexoffice erfassen. So ist die Einnahme-Überschussrechnung schon ziemlich gut vorbereitet. Alle Daten können jetzt auch unkompliziert direkt an den Steuerberater gesendet werden.
Schick ist natürlich auch, dass man das ganze Programm von jedem PC, Tablet, iPhone oder Android-Gerät aus bedienen kann.
Verknüpfung mit Bankkonto
Habe ich meinen Account mit meinem Bankkonto verknüpft, liest lexoffice Zahlungseingänge automatisch aus und zeigt mir das auch im Dashboard an. Außerdem kann ich auch andere Onlinebanking-Transaktionen über Lexoffice abwickeln und Rechnungen sofort per Online-Banking über Lexoffice begleichen.
Kunden und Lieferanten verwalten
Im Bereich „Kontakte“ erhalte ich einen Überblick über alle Kunden und Lieferanten – und sehe auch, wie viel Umsatz ich beispielsweise mit welchen Kunden gemacht habe. Für strategische Entscheidungen eine ganz interessante Funktion.
Je nach gewünschtem Leistungsumfang gibt es Lexoffice in drei Versionen:
- Die Basisversion Rechnung & Finanzen ist für alle Kleinunternehmer und Selbständige, die ihre Rechnungen schreiben und bezahlen wollen, den Rest aber ihrem Steuerberater überlassen (4,90 Euro pro Monat).
- In der nächstgrößeren Version, Buchhaltung & Finanzen, können Nutzer außerdem Eingangsbelege erfassen, Umsatzsteuervoranmeldung elstern, das Kassenbuch verwenden – eben alle Funktionen für die laufende Buchhaltung nutzen (9,90 Euro pro Monat).
- Für Profis gibt es dann schließlich noch Buchhaltung & EÜR, wenn die Nutzer die komplette Einnahmenüberschussrechnug selber machen wollen – mit Abschreibungen und Abschluss und allem Pipapo (12,90 Euro pro Monat).
Mein Fazit
Für Freiberufler ist Lexoffice eine praktisches Tool, das alles rund um Rechnungen und Buchhaltung deutlich vereinfacht. Sogar Buchhaltungsallergiker wie ich kommen mit dem einfachen Handling gut klar:). Schließlich nutze ich es jetzt bereits 16 Monate und bin wirklich zufrieden damit.
Was mir zudem sympathisch ist: Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit, das Abo ist monatlich kündbar. Auch der Probemonat verlängert sich nicht automatisch.
(*für die Screenshots dieses (bezahlten) Tests habe ich einen Testuser erstellt, da ich meine echten Umsätze, Rechnungen und Kunden hier nicht zeigen möchte. Ich nutze Lexoffice jedoch bereits seit Februar 2014, mittlerweile auch in der kostenpflichtigen Version.)